In diesem Artikel:
- Persönlichkeit vs. Effizienz
- Die Vorteile von Vor-Ort-Terminen
- Was sind die Vorteile von Online-Meetings?
- Gibt es überhaupt eine bessere Option im Vergleich?
- Fazit
Persönlichkeit vs. Effizienz
2021 gaben 94 % der befragten Unternehmen an, dass die Corona-Pandemie zu Veränderungen ihrer Kommunikation führte. Unternehmen forcierten zu dieser Zeit den Einsatz von Online-Meeting-Tools wie Zoom, weil sie keine Alternativen hatten. Doch aus dieser Übergangslösung entwickelte sich eine zielführende Methode, um Termine wahrzunehmen. Hinsichtlich der Zeitersparnis macht das Sinn, denn die Terminplanung erfolgt wesentlich flexibler und Online-Meetings sind außerdem effizienter.
-> Hierbei übersehen einige Unternehmen die Vorteile von Präsenzterminen. In vielerlei Hinsicht sind sie nämlich die bessere Option und versprechen insbesondere Vorteile bei der Pflege von Kundenbeziehungen und beim Aufbau persönlicher Kontakte.
In diesem Artikel ziehen wir den Vergleich zwischen Vor-Ort-Terminen und Online-Meetings. Wir gehen auf die Stärken beider Varianten ein und setzen Impulse für die richtige Wahl. Außerdem präsentieren wir am Ende eine Umfrage, die abbildet, ob die Tendenz eher in Richtung Inhouse-Termine oder Online-Meetings geht.
Wichtig: Wir beziehen uns beim nachfolgenden Vergleich auf die regionale Ebene. Bei überregionalen oder gar internationalen Geschäftskontakten sind Online-Meetings die zielführende Variante und Vor-Ort-Termine daher oftmals keine Option. Um realistische Umstände abzubilden, beziehen wir uns daher auf den Vergleich bei Meetings innerhalb einer Region.
Die Vorteile von Vor-Ort-Termine
Präsenztermine versprechen dir in der Neukundengewinnung und bei der Pflege von Kundenbeziehungen einige Vorteile. Im Vergleich zu Online-Meetings steht vor allem der persönliche Aspekt im Fokus, doch das ist nicht die einzige Stärke von Inhouse-Terminen.
Persönlichkeit
Vor-Ort-Termine fördern den persönlichen Austausch und es fällt leichter, eine Beziehung zum Gegenüber aufzubauen. Ein gemeinsamer Kaffee zu Beginn des Meetings trägt z. B. zu einer guten Atmosphäre bei und fördert die Interaktion.
Doch auch der anfängliche Smalltalk steht eher im Fokus, denn du begrüßt Kunden nicht erst im Konferenzraum und hast deshalb mehr Zeit für ein Gespräch. Bei Online-Meetings bleibt oft keine Zeit für den kurzen Austausch, denn entweder sind Termine zeitlich zu knapp kalkuliert oder Kunden bzw. Geschäftspartner möchten direkt zum geschäftlichen Teil übergehen.
Wohlfühlfaktor
Unsere Sinne beeinflussen die Urteilsbildung. Wenn wir angenehme Gerüche wahrnehmen oder uns eine ansprechende Optik ins Auge fällt, beeinflusst das dementsprechend unseren Gesamteindruck. Wir fühlen uns dadurch wohler und das fördert auch eine zielgerichtete Kommunikation. Optisch ansprechende und saubere Büroräumlichkeiten fördern daher die Produktivität und den Wohlfühlfaktor*.
Bei Online-Meetings sehen wir hingegen nur die Bürowand unseres Gesprächspartners. Wenn überhaupt, denn viele nutzen die Hintergründe von Meeting-Tools. Im schlimmsten Fall verschlechtern Online-Meetings sogar den ersten Eindruck, zum Beispiel wenn die Kamera aufgrund technischer Störungen nicht richtig funktioniert.
Wahrgenommene Kompetenz
Dein Unternehmen wirkt von Anfang an überzeugender, wenn Kunden deine Auszeichnungen oder Zertifikate bzw. die deiner Mitarbeiter erblicken. Diese Nachweise positionieren dich nämlich als verlässlichen und vertrauenswürdigen Geschäftspartner. Außerdem eignen sich Abschlüsse oder Zertifikate als gute Überleitungen für den Smalltalk zu Beginn des Termins. Hieraus ergeben sich im Gespräch auch Gemeinsamkeiten bezüglich Weiterbildungen oder thematischen Interessen im Arbeitsleben.
Über Online-Meetings ist es kaum möglich, diesen Vorteil zu nutzen. Eventuell sind Zertifikate oder Abschlüsse im Hintergrund zu sehen, aber sie rücken kaum in den Fokus oder bleiben sogar unbemerkt.
Körpersprache / Eindruck
Die Körpersprache sehen wir sowohl bei Vor-Ort-Terminen als auch bei Online-Meetings. Jedoch besteht der Unterschied darin, dass wir uns beim persönlichen Austausch besser auf die Gestik und Mimik der Kunden konzentrieren. Wir gewinnen dadurch einen besseren Eindruck und reagieren auch gezielter im Gespräch. So erkennst du über die Körpersprache zum Beispiel, ob ein potentieller Kunde noch Zweifel oder Fragen hat. Diese Erkenntnis kannst du nutzen und entsprechend auf mögliche Einwände eingehen.
Bei Online-Terminen rücke die Mimik und die Körpersprache nicht so sehr in den Fokus, denn die meisten blicken direkt in ihre Kamera und agieren nicht so natürlich wie im Vor-Ort-Termin. Es ist dadurch schwieriger, Einwände oder Bedenken zu erkennen.
Lösungsorientiertes Arbeiten
Vor allem im Vertrieb beanspruchen Termine oft mehr Zeit, um offene Fragen oder Einwände zu klären. Online-Meetings sind hingegen oft zu knapp organisiert und lassen keinen Spielraum für zusätzliche Fragen. Für Vor-Ort-Termine plant man tendenziell mehr Puffer ein, wodurch auch mehr Zeit bleibt, potentielle Kunden zu überzeugen.
Grund dafür ist die vorausschauende Denkweise. Bei Präsenzterminen berücksichtigen wir nämlich bestimmte Eventualitäten, wie z. B. Staus oder einen längeren Smalltalk zu Beginn des Termins. Bei Online-Meetings denken aber viele, dass sie innerhalb von 30 Minuten alles schaffen, weil sie ja von Zuhause aus arbeiten. Der Effizienzgedanke hat dafür gesorgt, dass viele nicht mehr genug Zeit für ihre Meetings einplanen. Bei Vor-Ort-Terminen ist das Commitment daher stärker.
Was sind die Vorteile von Online-Meetings?
Für viele gibt es zu Online-Meetings keine Alternative mehr. Sie bevorzugen den Komfort und die erhöhte Flexibilität. Außerdem besteht die Möglichkeit, von Zuhause aus an Meetings teilzunehmen. Doch schauen wir konkret auf die Vorteile und ziehen den Vergleich zu Inhouse-Terminen.
Flexibilität
Online-Meetings versprechen mehr Spontanität. Vor-Ort-Termine beanspruchen mehr Zeit, weshalb manche Geschäftspartner weniger flexibel in der Terminplanung sind. Außerdem sind spontane Termine leichter wahrzunehmen, weil man keine Fahrzeit einkalkulieren muss.
Effizienz
Online-Meetings sparen Zeit und Fahrtkosten. In puncto Wirtschaftlichkeit sind sie daher besser als Vor-Ort-Termine. Vor allem Entscheidern kommt das gelegen, denn sie haben wenig Zeit und versuchen daher Ressourcen zu sparen. Durch Online-Meetings haben sie die Möglichkeit, mit wenigen Vorbereitungen an Terminen teilzunehmen.
Nachhaltigkeit
Der Stromverbrauch bei Online-Meetings ist ohne Frage höher als bei Vor-Ort-Terminen, aber für die Umwelt sind Autofahrten schädlicher. Firmen oder umsatzstarke Unternehmen sind ja vor allem in Großstädten ansässig und innerorts ist der Spritverbrauch wesentlich höher.
Hinzu kommt, dass Online-Meetings auch Papier sparen. Bei Vor-Ort-Terminen machen viele ihre Notizen mit Stift und Papier, online greift man tendenziell zu Microsoft Word oder Google Docs.
Komfortabel
In einem vertrauten Umfeld fühlen wir uns wohl. Zwar tragen auch, wie bereits erwähnt, ansprechende Büroräumlichkeiten zur Wohlfühlatmosphäre bei, aber uns ist die Umgebung trotzdem unbekannt. Vor allem introvertierte Persönlichkeiten profitieren hier von Online-Meetings, denn sie sind in ihrem gewohnten Umfeld und interagieren nicht von Angesicht zu Angesicht mit ihren Geschäftspartnern.
Vernetzter
Dank digitaler Arbeitsprozesse sind wir immer und überall erreichbar. Und auch Online-Meetings bieten diesen Vorteil, denn wir nehmen von überall aus Kontakt mit anderen auf. Somit hast du theoretisch auch die Möglichkeit, im Zug oder draußen beim Spazierengehen an Terminen teilzunehmen (letzteres empfehlen wir aber bei wichtigen Meetings nicht!).
Gibt es überhaupt eine bessere Option im Vergleich?
Wie deine Termine stattfinden, hängt von deinen Präferenzen und denen deiner Kunden ab. Soziale Interaktion und ein offener Dialog mit sichtbarer Körpersprache wirken einladend und sympathisch, weshalb viele an Vor-Ort-Terminen festhalten. Andere wissen hingegen die Flexibilität von Online-Meetings zu schätzen.
Es muss aber nicht immer “Entweder oder” sein, kombiniere stattdessen die Stärken beider Varianten! Online-Meetings versprechen dir Spontanität und du bist flexibler, Inhouse-Termine eignen sich hingegen besser für Kick-Off-Veranstaltungen oder Jahresbesprechungen, weil alle Beteiligten fokussierter arbeiten.
Zuletzt haben wir bei LinkedIn eine Umfrage erstellt und es gingen interessante Ergebnisse hervor. Zum Stand vom 18. April 2023 bevorzugen 46 % Inhouse-Termine und hingegen nur 29 % Online-Meetings. Aber 25 % haben angegeben, dass es darauf ankommt – hieraus schließt sich, dass die Wahl von der jeweiligen Situation abhängt und es keine bessere Variante gibt.
Fazit
Zoom, Google Meet oder Teams bieten eine flexible Möglichkeit für die Terminorganisation. Sie ersetzen jedoch keine Präsenztermine. Das ist aber auch nicht das Ziel, denn vielmehr geht es darum, die beste Alternative in verschiedenen Situationen zu nutzen. Flexibilität bedeutet nämlich auch, Termine frei zu gestalten. Die Frage lautet also nicht, ob Online-Meetings besser sind als Inhouse-Termine, sondern welche Variante zielführend ist.
*Quellen:
https://www.brandensteincom.at/studie-sauberes-buero-als-wohlfuehlfaktor-und-karrierebooster/
Bild: © Canva.com