Feedbackgespräch: Leitfaden für den Vertrieb

In diesem Artikel:

1. Die Notwendigkeit von Feedbackgesprächen
2. Die Regeln für ein gutes Feedbackgespräch im Vertrieb
3. Feedbackgespräch: Leitfaden für den Vertrieb
4. Fragen für das Mitarbeitergespräch
5. Ein wichtiger Appell
6. Mitarbeitermotivation steigern: Unsere besten Tipps
7. Fazit

 

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Die Notwendigkeit von Feedbackgesprächen

Unternehmen verfolgen das Ziel, ihre Arbeitsprozesse stetig zu verbessern. Möglich ist das nur mit motivierten und produktiven Mitarbeitern. Jedoch scheitert die Zielerreichung oft daran, dass es interne Schwierigkeiten im Team gibt oder Unzufriedenheit bei einzelnen Vertriebsmitarbeitern besteht.

-> Feedbackgespräche eignen sich bestens, um bestehende Konflikte zu beseitigen und auf die Wünsche der Mitarbeiter einzugehen.

Viele Entscheider und Führungskräfte wissen mit Feedbackgesprächen nicht richtig umzugehen. Sie gehen zwar gezielt auf die Wünsche ihrer Mitarbeiter ein, aber übersehen oftmals die zwischenmenschlichen Aspekte. Denn auch wenn die Optimierung bestehender Arbeitsprozesse bessere Ergebnisse verspricht, sind Konflikte am Arbeitsplatz oder Unzufriedenheit auf persönliche Schwierigkeiten zurückzuführen. Werden diese Schwierigkeiten nicht effektiv kommuniziert, wirkt sich das nachteilig auf die Produktivität aus.

In diesem Artikel präsentieren wir dir unsere besten Tipps und Tricks für Feedbackgespräche. Wir zeigen dir lösungsorientierte Ansätze, wie du deinen Vertriebsmitarbeitern offen begegnest und welche Maßnahmen ein zielführendes Gespräch ausmachen. So viel vorweg: Es gibt nicht den “einen” Weg für erfolgreiche Feedbackgespräche. Vielmehr kommt es darauf an, richtig im Gespräch zu agieren und ein Gespür dafür zu entwickeln, wenn Mitarbeiter Bedenken anmerken.

 

Die Regeln für ein gutes Feedbackgespräch im Vertrieb

• Plane die Feedbackgespräche mit deinen Mitarbeitern rechtzeitig. Einen Termin zwei Tage vorher ankündigen bringt die ganze Planung deines Teams durcheinander und möglicherweise kann dadurch nicht jeder teilnehmen.
• Setze Impulse, um bestehende Herausforderungen anzusprechen. Vertriebsmitarbeiter dürfen sich nicht unwohl fühlen, wenn sie unangenehme Themen kommunizieren.
• Gib im Feedbackgespräch zu verstehen, dass du gut zuhörst und dir die Anliegen deines Teams wichtig sind.
• Zeige dich nicht abweisend und vermeide, dass sich das Feedbackgespräch zu einem monotonen Interview entwickelt. Vorgefertigte Fragen berücksichtigen nicht die Anliegen jedes Mitarbeiters, stattdessen ist Individualität der Schlüssel zu erfolgreichen Feedbackgesprächen.
• Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern hat höchste Priorität. Gib deinem Team zu verstehen, dass du auf ihrer Seite bist und deine Rolle als empathische Führungskraft wahrnimmst.
• Schreibe das Feedback auf, um Veränderungen später gezielt umzusetzen. Damit gibst du auch zu verstehen, dass du Anregungen und Kritik ernst nimmst.
• Arbeitet praktikable Lösungen aus. Deine Mitarbeiter haben Herausforderungen und die könnt ihr nicht mit Floskeln oder theoretischen Ansätzen lösen.
• Konflikte, die mehrere Parteien involvieren, klärt ihr in einem separaten Termin mit allen betroffenen Personen. Nimm zwischenmenschliche Konflikte ernst und ergreife bei der Terminfindung die Initiative. Deine Mitarbeiter wünschen sich eine Führungskraft, die Konflikte bewältigt
• Nimm Stellung zu der Entwicklung deines Gesprächspartners und äußere wenn nötig auch Kritik. Feedbackgespräche dienen auch dazu, Mitarbeiter bei schlechten Leistungen zu unterstützen. Umso wichtiger ist es, auf Leistungsabbau oder sonstige Schwierigkeiten hinzuweisen.
• Formuliere Kritik konstruktiv und biete Unterstützung an. Kein Vertriebsmitarbeiter reagiert auf Belehrungen oder unhöfliche Äußerungen.

 

Organisiere Feedbackgespräche regelmäßig und achte auf den richtigen Zeitpunkt. Es macht wenig Sinn, wenn Feedbackgespräche nur einmal im Jahr stattfinden und das zu einer Zeit, wenn alle gestresst sind (z. B. bei saisonaler Auftragslage). Schaffe Rahmenbedingungen, die für alle im Team funktionieren – heißt: Regelmäßige Feedbackgespräche zu Zeitpunkten, an denen kein Mitarbeiter gestresst oder voreingenommen in das Gespräch geht.

 

Feedbackgespräch: Leitfaden für den Vertrieb

Wie bereits erwähnt, kommt es im Feedbackgespräch weniger auf die Planung eines Prozesses an, sondern inwiefern du auf die Anliegen deiner Mitarbeiter Bezug nimmst. Trotzdem hilft eine gute Organisation und ein zielführender Leitfaden bei der Entwicklung nachhaltiger Ansätze für erfolgreiche Feedbackgespräche.

 

Bereite jedes Gespräch individuell vor

Viele Führungskräfte sehen Feedbackgespräche als ein notwendiges Übel. Termine, bei denen Mitarbeiter ihren ungerechtfertigten Frust ablassen und ihr gemeinsam einen Fragekatalog durchgeht. Diese Einstellung änderst du besser, denn sie lässt deine Feedbackgespräche scheitern.

Deine Mitarbeiter benötigen eine starke Führungskraft, die mit gutem Beispiel vorangeht. Es hat schlussendlich nur Vorteile, wenn ihr gemeinsam sowohl die Produktivität als auch die Motivation im Team verbessert. Vergiss nicht: Produktive Mitarbeiter bedeutet gute Ergebnisse und das bedeutet wiederum mehr Umsatz. Doch das erfordert im ersten Schritt eine positive Einstellung gegenüber Feedbackgesprächen.

Bereite jedes Gespräch individuell vor und befasse dich sowohl mit den objektiven als auch mit den subjektiven Anforderungen. Zu den objektiven Anforderungen gehören zum Beispiel die Vertriebsziele. Subjektive Anforderungen sind hingegen zwischenmenschliche Anliegen oder mögliche Konflikte am Arbeitsplatz.

 

Stelle dir vor jedem Feedbackgespräch folgende Fragen:

• Was sind die Stärken und Schwächen des Mitarbeiters?
• Wie bauen wir die Stärken aus und wie minimieren wir die Schwächen?
• Welche Ziele hat der Mitarbeiter erreicht und was sind seine Erfolgsquoten?
• Wie agiert der Mitarbeiter im Verkaufsgespräch?
• Bestehen zwischenmenschliche Herausforderungen oder Konflikte mit anderen Teammitgliedern?
• Welchen Einfluss hat meine Rolle als Führungskraft?

 

Agenda präsentieren und gesunde Rahmenbedingungen schaffen

Spielraum bei der Agenda bildet die Basis für ein erfolgreiches Feedbackgespräche. Du hast als Führungskraft nicht die Zeit, für jeden Mitarbeiter ein vollständig individualisiertes Meeting zu planen, aber: Du kannst den Ablauf so gestalten, dass er bei gleichbleibender Durchführung trotzdem individuelle Ansätze berücksichtigt.

 

Beispiel für einen solchen Aufbau des Feedbackgesprächs:

• Agenda mit dem Vertriebsmitarbeiter besprechen
• Anforderungen klären
• Den Mitarbeiter nach seinen aktuellen Herausforderungen und Wünschen fragen
• Feedback über das Unternehmen einholen
• Dein Feedback für den Mitarbeiter
• Gemeinsame Lösungen erarbeiten
• Abschluss des Gesprächs

 

Ein solcher Gesprächsaufbau ermöglicht eine klare Linie, aber zugleich hast du die Möglichkeit, gezielt auf die Wünsche und Bedürfnisse eines jeden Mitarbeiters einzugehen.

Sorge auch für angenehme Rahmenbedingungen, heißt: kümmere dich um einen gut beleuchteten Raum, öffne deinen Mitarbeitern die Tür und stelle Getränke bereit. Eine Wohlfühlatmosphäre nimmt den Druck aus der Situation und stärkt die positive Einstellung eines jeden Mitarbeiters gegenüber dem Feedbackgespräch.

 

Führe das Gespräch als Führungskraft

Als Führungskraft begegnest du deinem Team idealerweise auf Augenhöhe. Wertschätzung und Respekt sind das A und O. Aber vergiss nicht, dass du in der Position bist, Veränderungen einzuleiten und das Unternehmen auf Erfolgskurs zu halten.

Gib deinem Team zu verstehen, dass dir jedes Anliegen ernst ist und gehe mit gutem Beispiel voran – kommuniziere klare Lösungsansätze, involviere die Ideen deiner Mitarbeiter und lass dich nicht auf theoretische Diskussionen ein, sondern ersuche den praktischen Gehalt in den Impulsen deines Teams.

 

Besprecht die nächsten Schritte und wie ihr Herausforderungen meistert

Es besteht nicht immer die Möglichkeit, für jede Herausforderung direkt eine Lösung bereitzustellen. Das erwartet aber auch niemand. Was deine Mitarbeiter aber erwarten, sind praktikable Lösungen und zielführende Veränderungen. Kommuniziere im Feedbackgespräch, dass du alles Mögliche unternimmst, um bestehende Prozesse zu verbessern und dass dir die Wünsche deines Teams wichtig sind.

 

Fragen für das Mitarbeitergespräch

• Was motiviert dich?
• Welche Stärken erkennst du an dir?
• Welche Veränderungen wünschst du dir im Unternehmen?
• Wie erhöhen wir deine Motivation?
• Wie schätzt du die Dynamik im Team ein?
• Vor welchen Herausforderungen stehen wir?
• Welche Schritte sollten wir ergreifen, um Ziele zu erreichen?
• Wie bewertest du die Führung in unserem Unternehmen?
• Angenommen du bist in meiner Position: Was würdest du sofort ändern?
• Was fehlt unserem Unternehmen?

 

Ein wichtiger Appell

Verliere dich im Feedbackgespräch nicht in Floskeln. Kommuniziere es ehrlich, wenn du keine Möglichkeit siehst, auf bestimmte Wünsche einzugehen. Du bist als Führungskraft in der Position, das Unternehmen unter Berücksichtigung von Mitarbeiterbedürfnissen voranzubringen, aber manchmal sind dir nun mal die Hände gebunden. Gehe offen damit um, wenn ihr keine Lösung findet und suche nach möglichen Ansätzen, um deinem Team zumindest ein bisschen entgegenzukommen.

 

 

Mitarbeitermotivation steigern: Unsere besten Tipps

Feedbackgespräche und Mitarbeitermotivation gehen Hand in Hand. Neben einem guten Gespräch gibt es noch weitere Möglichkeiten, um sowohl die Motivation als auch die Produktivität deiner Vertriebsmitarbeiter zu erhöhen.

 

Stärken ausbauen

Jeder Mitarbeiter hat Stärken und Schwächen. Viele Unternehmen versuchen die Schwächen auszubauen, dieser Ansatz ist jedoch nicht zielführend, denn Schwächen entwickeln sich nur selten zu Stärken. Den Fokus auf die Stärken zu richten, erhöht hingegen die Produktivität deiner Mitarbeiter.

 

Emotionale Bindung stärken

Mitarbeiter sind mehr als “Human Resources”, es sind Menschen, die Tag für Tag mit dir arbeiten und in dir eine Vorbildfunktion erkennen. Nutze dieses Vertrauen nicht aus, sondern stärke es. Nimm Bezug auf Konflikte und lobe deine Mitarbeiter. Du musst mit ihnen kein freundschaftliches Verhältnis aufbauen, aber eine gute Vertrauensbasis, welche das Arbeitsklima erhöht.

 

Soziale Bedürfnisse stärken

Die Psychologie unterscheidet zwischen intrinsischer und extrinsischer Motivation. Viele Unternehmen setzen weiterhin auf monetäre Ansätze, um die Mitarbeitermotivation zu erhöhen, doch Geld alleine erhöht die Zufriedenheit nicht. Stattdessen motivieren Faktoren wie ein gutes Arbeitsklima, eine starke Bindung zu den Mitarbeitern oder flache Hierarchien.

 

Fazit

Feedbackgespräche bieten dir und deinen Mitarbeitern eine gute Möglichkeit, um bestehende Unternehmensstrukturen zu verbessern, aber auch, um die Wünsche und Bedürfnisse eines jeden einzelnen zu erkennen. Nutze die Vorteile von Feedbackgesprächen und sei deinem Team ein gutes Vorbild, das sowohl auf unternehmerischer als auch emotionaler Ebene agiert.

 

Bilder: © Canva