In diesem Artikel:

  1. Wieso fällt Angebote ablehnen so schwer?
  2. Kommuniziere die Absage klar und deutlich
  3. Warte nicht zu lange auf eine Absage
  4. Höfliche Absagen formulieren
  5. Angebot ablehnen: Nenne gute Gründe
  6. Sei offen für Einwände und Gegenvorschläge
  7. Fazit

Das Wichtigste in Kürze

  • Sage deinen Kunden niemals stillschweigend ab, sondern kommuniziere offen und ehrlich
  • Beende die Anbahnung der Geschäftsbeziehung respektvoll und formuliere Absagen höflich
  • Es ist vollkommen legitim Angebote abzulehnen und gehört zur täglichen Praxis dazu

 

Wieso fällt Angebote ablehnen so schwer?

Ein Angebot abzulehnen ist unangenehm und fällt einem nicht leicht. “Ja” zu sagen ist in den meisten Situationen einfacher, denn es ist der leichte Weg. In der Unternehmerwelt gehört es jedoch dazu, auch schwierige Entscheidungen zu treffen und Angeboten abzusagen. Betrachte es aus der Perspektive, dass abgelehnte Angebote den Weg zu neuen Geschäftsbeziehungen ebnen, welche dein Unternehmen voranbringen. Schlussendlich hast du Gründe für die Absage – und wieso solltest du eine Zusammenarbeit anstreben, die keinen Mehrwert für dein Unternehmen hat?

Uns fällt es schwer Angebote abzulehnen, weil wir die Beziehung zu anderen Unternehmen unter Umständen gefährden. Besonders unangenehm ist das bei bisherigen Geschäftspartnern oder solchen aus der Vergangenheit. Mache dir dahingehend aber nicht zu viele Sorgen, denn gute Gründe sprechen gegen eine Gefährdung der bisherigen Geschäftsbeziehungen:

  • Es ist unwahrscheinlich, dass Geschäftspartner deine Absage persönlich nehmen
  • Gute Gründe geben zu verstehen, dass die Absage keine persönlichen Umstände betrifft

Zu den Gründen für die Absage kommen wir noch später. Halte erstmal für dich fest: Absagen sind keine persönliche Angelegenheit und gehören dazu, also überdenke nicht so viel und sei lieber ehrlich zu (potenziellen) Geschäftspartnern!

 

Kommuniziere die Absage klar und deutlich

Stelle dir vor, du wartest auf die Zusage für ein Angebot. Der potenzielle Kunde meldet sich und sagt, dass er nicht ganz einverstanden mit deinen Konditionen ist. Du fragst ihn, was genau nicht stimmt und nennst Alternativen, doch der Kunde gibt zu verstehen, dass er sich noch unsicher ist. Dabei hat er sich bereits für ein Konkurrenzunternehmen entschieden.

Solche Fälle sind in der Praxis keine Seltenheit, aber es ist der falsche Ansatz. Mit einem Feedback wie im Beispiel gibst du Geschäftspartnern zu verstehen, dass du noch Bedenkzeit benötigst und das ist ein Fehler. Sei direkt und kommuniziere, dass du an einer Zusammenarbeit kein Interesse hast, weil das Angebot nicht stimmt. 

Offene KommunikationKommuniziere ehrlich und direkt, aber auch respektvoll

 

Warte nicht zu lange auf eine Absage

Auch wenn es schwer fällt Angebote abzulehnen, stellt ewiges Hinauszögern keine gute Alternative dar. Deine Geschäftspartner warten auf eine Antwort und die mögliche Zusammenarbeit mit deinem Unternehmen entscheidet unter Umständen die Kooperation mit anderen Anbietern. Viele zögern Entscheidungen hinaus, weil sie mit etwas noch unsicher sind, aber hierfür hast du die Möglichkeit nachzufragen, um mögliche Unklarheiten zu beseitigen. Nimm dir die Zeit für eine Entscheidung, aber lass deine Geschäftspartner nicht länger als vier Wochen warten.

 

Höfliche Absagen formulieren

Der Ton macht die Musik, das gilt auch für Absagen. Kommuniziere respektvoll, offen und ehrlich. Die nachfolgenden Formulierungen sind Beispiele für eine höfliche Absage. Du bist bei der Wortwahl selbstverständlich frei, unsere Ausführungen sind regelrecht Denkanstöße und Ideen für eine respektvolle sowie professionelle Absage.

 

Formulierung Beispiel 1:

Sehr geehrte/r Frau / Herr,

vielen Dank für Ihr Angebot vom [Datum]. Nach einer kurzen Bedenkzeit hat sich unser Team entschieden und das Angebot eines anderen Anbieters gewählt. Die preislichen Konditionen stimmen nicht mit unseren Vorstellungen überein. 

Trotzdem bedanke ich mich für Ihre Mühen und das Interesse. Vielleicht besteht ja in Zukunft die Möglichkeit für eine Zusammenarbeit!

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]

 

Formulierung Beispiel 2:

Sehr geehrte/r Frau / Herr,

vielen Dank für das Zusenden der Unterlagen vom [Datum]. Unser Team hat sich vor kurzem zu Ihrem Angebot beraten. Da uns bezüglich der Lieferkonditionen eine bessere Alternative vorliegt, haben wir uns für die Zusammenarbeit mit einem anderen Unternehmen entschieden.

Nochmal vielen Dank für Ihre Bemühungen! Wir wünschen Ihnen alles Gute und freuen uns auf eine mögliche Zusammenarbeit in der Zukunft. 

Mit freundlichen Grüßen

[Unterschrift]

 

Diese Beispiele funktionieren am besten per Mail, doch ich empfehle den telefonischen Kontakt. Im Gespräch ist der Tonfall zu erkennen und du interagierst stärker auf der persönlichen Ebene. Mails wirken unter Umständen unpersönlich oder landen im schlimmsten Fall im Spam-Ordner. Deine Geschäftspartner wissen es außerdem zu schätzen, wenn du direkt auf sie zugehst und deine Absage offen kommunizierst.

 

Angebot ablehnen: Nenne gute Gründe

Ist dir bei den Beispielen etwas aufgefallen? In beiden nenne ich einen Grund. Im ersten Beispiel den Preis, im zweiten Beispiel die Konditionen. Nenne den Grund für deine Absage, ansonsten gibst du Spielraum für Spekulationen und dein Geschäftspartner hat keine Gewissheit. Doch gerade das ist so wichtig, denn ohne Transparenz und Offenheit stehen die Chancen für eine zukünftige Zusammenarbeit schlecht. Nachfolgend sind die häufigsten Gründe für eine Absage angeführt. Außerdem gebe ich dir beispielhafte Formulierungen mit den jeweiligen Gründen auf den Weg. 

 

Der Preis

Preisliche Einwände sind die wohl häufigsten Gründe für eine Absage. Womöglich hat dein Unternehmen mit weniger Kosten gerechnet oder du bekommst dieselbe Leistung bei einem anderen Anbieter günstiger. Deine Absage formulierst du zum Beispiel wie folgt:

“Unter Berücksichtigung unserer finanziellen Ressourcen ist es uns leider nicht möglich, Ihr Angebot anzunehmen. Wir haben die verfügbaren Mittel sorgfältig geprüft und sind zu diesem Ergebnis gekommen. Daher müssen wir Ihr Angebot leider ablehnen.” 

 

Bessere Alternativen

Die meisten Unternehmen haben verschiedene Angebote vorliegen, doch sie suchen nach nur einem Geschäftspartner. Hier ist Ehrlichkeit das A und O. Eine Möglichkeit die Absage zu formulieren:

“Nach mehreren Rücksprachen haben wir uns für einen anderen Anbieter entschieden. Ihr Angebot hat uns grundsätzlich überzeugt, jedoch bietet uns ein anderes Unternehmen bessere Konditionen.”

 

Der Bedarf ändert sich 

Unerwartete Veränderungen im Unternehmen stellen die Dinge auf den Kopf. Dadurch verändern sich häufig auch die Prioritäten und die Zusammenarbeit mit neuen Geschäftspartnern gerät in den Hintergrund. Beispiel:

“Aufgrund einer internen Umstrukturierung unseres Unternehmens ist für uns eine Zusammenarbeit derzeit nicht möglich.”

 

Schlechte Lieferkonditionen

Zu lange Lieferzeiten halten den Betrieb auf und sind daher einer der häufigsten Gründe, weshalb Unternehmen ein Angebot ablehnen. Vor allem wenn du Produkte schnell benötigst, erschweren lange Lieferzeiten eine zielführende Zusammenarbeit. Beispiel für eine Absage:

“Aufgrund der Lieferzeiten sind wir leider gezwungen, Ihr Angebot abzulehnen.‘ Wir benötigen die Waren relativ kurzfristig, um den Wünschen unserer Kunden nachzugehen. Ihre Lieferkonditionen machen das nicht möglich.”

 

Die Umstände

Schwierig ist die Formulierung einer Absage, wenn die Umstände bezüglich der Zusammenarbeit nicht stimmen. Manche Geschäftspartner sind schlecht erreichbar, die Kommunikation ist praktisch unmöglich. Dazu kommt eine nicht ausreichende Transparenz bei der Angebotsstellung. Solche Kooperationen sind nicht zielführend und das kommunizierst du am besten. Beispiel:

“Nach einer kurzen Bedenkzeit haben wir uns gegen eine Zusammenarbeit entschieden. Hinsichtlich der intransparenten Kommunikation und fehlenden Details im Angebot betrachten wir eine Kooperation als nicht zielführend.”

-> Umgang mit schwierigen Kunden: Diese 10 Tipps helfen

Sachliche ArgumentationArgumentation ist einer der Schlüsselelemente für gute Kommunikation

 

Sei offen für Einwände und Gegenvorschläge

Manchmal ist es besser den Dialog zu suchen, um Mittelwege zu finden. Wenn du ein Angebot ablehnst, hast du dafür gute Gründe, doch ein zu hoher Preis oder schlechte Lieferkonditionen bilden eine gute Verhandlungsbasis. Das ist ein weiterer Grund, weshalb der telefonische Kontakt effizienter ist, denn im Gespräch reagiert dein Kooperationspartner direkt auf deine Einwände und unterbreitet dir ggfs. einen Gegenvorschlag. 

Hier nochmal der Appell: Kenne deine Optionen und sei offen für Alternativen. Klar, wenn die Umstände nicht passen, hilft auch ein neues Angebot nicht. Sofern sich dein Einwand jedoch auf einen einzelnen Aspekt bezieht und du keine besseren Alternativen hast, ist dein Verhandlungsgeschick gefragt. Ein Angebot abzulehnen bedeutet nämlich auch, mögliche Verhandlungspunkte zu erkennen und anschließend darüber zu sprechen. 

-> 10 Tipps für erfolgreiche Verkaufsverhandlungen

Sofern du an einem Angebot prinzipiell interessiert bist, aber dein Unternehmen aktuell keinen Bedarf hat, kommunizierst du das besser mit deinem Geschäftspartner. Du hast vielleicht aktuell keinen Bedarf, aber in Zukunft ändert sich das womöglich. Sich für ein Angebot zu entscheiden ist auch ein strategischer Prozess, der zukünftige Änderungen berücksichtigt. Überlege also genau und triff eine Entscheidung, die sich langfristig gesehen lohnt. 

 

Angebote ablehnen: Ein notwendiges Mittel 

Angebote ablehnen gehört zum Unternehmertum dazu. Wichtig ist es, richtige Entscheidungen zu treffen, die langfristigen Erfolg versprechen. Berücksichtige mögliche Eventualitäten und dass auch dein Geschäftspartner unter Umständen sein Angebot zurückzieht. Klar, es ist ausgeschlossen, sich auf jedes Szenario vorzubereiten, denn unerwartete Dinge passieren nun mal.

Schrecke auch nicht davor zurück Angebote abzulehnen. Manchmal ist die Auftragslage ungewiss, weshalb die Entscheidungen umso schwerer fallen. Aber vergiss nicht: Lieber keine Zusammenarbeit als eine unter schlechten Bedingungen. Täglich begehen vor allem kleine Unternehmen den Fehler, schlechte Angebote anzunehmen, weil sie keine Alternativen haben. Wenn sich dann aber eine vielversprechende Zusammenarbeit mit einem anderen Anbieter ergibt, erkennen sie ihren Fehler und müssen das Angebot aufgrund fehlender Kapazitäten unter Umständen sogar ablehnen. Ein doppelter Rückschlag. 

-> 7 Erfolgsfaktoren für zeitgemäßen B2B Vertrieb

Mein abschließender Appell: Bleibe deinen Prioritäten treu. Klare Anforderungen an Kooperationen vermeiden Fehlentscheidungen bei der Wahl der richtigen Angebote. Es ist ratsam, für Alternativen und Gegenvorschläge offen zu sein, aber weiche nicht von den Kern-Prioritäten deines Unternehmens ab. 

Bilder: © Canva